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OneNoteで情報の一元管理

ZA102259189仕事でOneNoteEvernoteが利用できるとどれほど便利かといつも感じます。ドキュメントの整理や議事録の作成、管理しているドキュメントの検索などこれほど情報があふれてしまう状況を制御するために容易な方法はないのですが、コストやらセキュリティやらとのバランスを考えるとなかなか導入していただけないのが現状です。

ということで、個人的にはOneNoteがこれから広まり、多くの方に利用いただけることを願ってもやまないわけでして、是非とも混沌とした企業の情報を整理するべくOneNoteのすばらしいところをご紹介していきたいと考えています。

私のOneNote

私はこれまでもOneNoteをプライベートで利用してきました。最近はAndroidMacを使うようになったこともあり、Evernoteを利用することが多かったのですがそれでもOneNoteの方が便利だと感じることが多々ありました。そもそも、私がOneNoteを利用するようになったきっかけは、5年ほど前に購入したDynabookでした。当時購入したDynabookにはOfficeはインストールされていなかったのですが、OneNoteだけインストールされていました。当時はGmailを利用して便利な仕事をしましょうといったようなことが話題に上っていた頃の話で、OneNoteを知る人の方が少なかったのではないかと思います。

とはいうものの、インストールされているアプリケーションですのでとりあえず使えるか試してみたところ、とにかく何でもまとめることができるという利便性に強く惹かれたことを覚えています。Wordのように形式張っていなくて、それでいてフォルダのように何でもファイルを保存したりできる。また、GoogleMapsの情報やお伺いする企業様のWebページ、路線検索情報などを一つのページとしてまとめることができるなど今考えてもとてもよくできていると感じました。

当時の私はたまにパソコンの導入の依頼などを受けてお客様先へお伺いすることがあったのですが、一つの仕事をセクションという単位で管理し、必要な情報はページにすべて放り込みました。最終的これらの収集した情報をから必要な情報を抽出し、体裁を整えて作業報告としてOneNoteからメール送信していました。

その結果、必要な情報を整理するだけで最終的なアウトプットができあがり、しかも次に同じお客様へ訪問する際には前回の情報を容易に検索することができたのです。

この経験から、私は可能な限りすべてのドキュメントを一元管理するようになりました。フォルダで管理したりするのではなく、検索可能な状況で管理することを目指したのです。

とはいうものの、なかなか難しいのも事実です。情報というのは非常に多くの場所に散在しています。あるときはメールであったり、またあるときはメールの添付ファイルであったり。WebページであったりTwitterTweetであったりもするわけです。企業の中では主に共有フォルダになります。また、紙ベースの情報も多数存在します。

これらを何とか一元管理するしたいと考えているわけですが、そのためにOneNoteは非常に強力なツールとなります。

わたしのOneNoteですが、一番多い情報はWebスクラップです。技術的な情報などをブラウザから取得して保存しています。私が利用しているブラウザはChromeなので、残念ながらEvernoteのような便利なクリッパーがありません。そのため、キャプチャ取得ソフトでページのキャプチャを取得するかURLをメモしたりしています。

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次に多い情報がタスク管理などの情報です。個人的な開発はすべてOneNoteに情報を集めています。たとえば、TODOリストなどは次のような感じでまとめています。

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また、基本的に設計は紙で概要をまとめたりマインドマップを利用して情報を検討しますので、そのような内容をそのまま貼り付けて管理したりしています。

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また、この機能が特に気に入っていますが、Excelで作成した内容を印刷した形式でOneNoteに出力し、かつ元のドキュメントがどこに保存されたファイルかを確認することもできます。印刷された内容についても検索をすることができるので、結果としてExcelに含まれている情報を検索することもできるようになります。

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終わりに

駆け足で私のOneNoteを紹介しましたが、個人で小さなシステムを書くだけでこれほど便利な道具です。多くの人とコラボレーションする場合やより多くの情報を管理する場合にはさらに力を発揮します。また、本来OneNoteは今回のように単一の情報として管理するよりも関連のある情報をまとめて管理するという視点で考える方が便利な道具です。その辺のことはまた別な機会にご紹介できればと思います。