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OneNoteをチラシの裏側的メモとして利用する

OneNote システム

システム開発ではタスク管理が重要です。小さなタスクを一覧にして優先順位を付けて費用対効果で削るものを削るという作業が重要になってきます。

とはいうものの、開発をしつつタスクを管理しつつというのかかなり大変な作業になります。メールなどでご連絡いただいたものについては管理しやすいのですが、電話で何気なく出てきた話についてはやはりメモを残さないと忘れてしまうものです。(そして、そういう内容ほど重要だったりするものです…)

そこでOneNoteの登場です。OneNoteには落書きノートからそれぞれ個別のノートブックまでさまざまな情報の保存場所がありますのでちょっとしたメモの保存にも有効なわけです。今回はOneNoteの機能で特に便利なノートシールの検索機能をご紹介したいと思います。

ノートシールとは

OneNoteを利用する方法や目的はさまざまあるのですが、私がOneNoteを利用する目的は情報の一元化とチラシの裏側的なメモをとるためです。とりあえず何でもメモっておいて後から確認できるようにするという感じですね。

とはいうものの、チラシの裏側的メモも、あとから探すことができなければ全く意味のないものとなってしまいます。そこで、後から探しやすくするために利用するのがノートシールです。

ノートシールは、タスクや重要といったいわゆる情報をカテゴライズするためのマーカーです。OneNoteの場合、リボンから選択してページに追加することができます。

たとえば下の図では、「忘れないようにメモ」にはタスクが設定されています。

note_seal2

このようにノートシールはOneNoteの情報をカテゴライズする機能です。

ノートシールの検索

ノートシールが便利なのは見た目を整理するためだけではありません。このノートシールの検索機能こそがノートシールを利用する最大の理由なのです。なぜなら、タスクやらメモやらお問い合わせ内容やら、その都度整理して各ノートブックのセクションに整然と入力できれば問題ないわけですが、、、それができる場合はOneNoteのようなツールは利用しないでしょう。(一般的に整然としたデータを扱う場合、Excelなどの表計算ソフトで管理する方が万人向けです。)

そもそもOneNoteのすばらしさは、いわゆるチラシの裏側的な便利さで、どこでもいいからとにかくメモっておくことにあると思います。(もちろん、どこかのタイミングで整理はします。)

しかし、メモを残した場所というのはばらばらとなってしまい見落としも発生するのが常ですね。

そこで便利な機能(なくてはならない機能)がノートシールの検索です。この機能は、ノートブックやセクション、ページなど検索範囲を指定してノートシールを検索することができるのです。

note_seal_search2

検索方法は簡単でリボンメニューから ノートシールを検索 をクリックするだけで検索が開始されます。表示された検索結果は、各ノートごとにシール名でカテゴライズして表示することができます。(ノートシールのグループ化で「ノート シール名」を選択すれば、ノートごとにシール名でカテゴライズされます。)

note_seal_search3

この方法でノートシールを検索した場合ですが、タスクだけ表示するということができません。ノートシールの検索はとても便利なのですが、この点がとても残念に思いますね…。

でも、終了していないタスクだけを表示する機能はあります。その方法が チェックされていないアイテムのみを表示する チェックボックスの活用です。

note_seal_search4

チェックされていないアイテムのみを表示する チェックボックスにチェックを入れることで、検索結果には未処理のタスクのみが表示されるようになります。また、この場合、タスク以外のノートシールも表示されなくなります。

note_seal_search5 ※重要なことというタスクとは異なるノートシールは検索結果には表示されません!

さらに、タスク管理で便利な機能はまだまだあります。検索結果からタスクシールの一覧を新たに生成することができるのです。この機能がすばらしい理由は、OneNoteのノートブック内に散らばっているタスクを検索し、その検索結果を一覧にすることができるのです。つまり、未処理タスクだけを一元的に表示することができるわけです。

手順はとても簡単です。ノートシールの概要表示(検索結果表示画面ですね。)の一番下にある 概要ページを作成する というボタンをクリックすることで検索結果の内容から新たにノートを作成することができる機能です。

note_seal_search8 ノートシールの概要画面で 概要ページを作成する ボタンをクリックします。

note_seal_search7 新たにページが作成され、検索結果の一覧がタスクとして作成されます。

この機能はとても便利です。検索結果から未処理のタスクの一覧を作成することができるからです。

概要ページの作成で注意すること

概要ページの作成機能はとても便利な機能です。未処理のタスクを検索範囲を指定して抽出できるので、タスクシールだけ貼りさえすれば、どこに保存しようとも一目瞭然となります。まさにチラシの裏側的メモとして利用できるわけです。

ただ、注意することもあります。それは、概要ページの作成で生成したタスクページと元のタスクは連動していないと言うことです。

これはどういうことかというと、概要ページの作成で作成したタスクページのチェックボックスをチェックしても、その元となるタスクのチェックボックスはチェックされないのです。

試しに先ほど作成したタスクページで確認してみましょう。先ほど作成したタスクページの元となっているチェックボックスの状態ですがすべてチェックされていません。

note_seal_search_zannenn2

次に、概要ページの作成で作成したページのタスクをチェックします。

image

この状態でタスクページの元となっているページのチェックボックスを確認してみると、チェックされていません。

note_seal_search_zannenn3

このことから、ちょっと残念なのですが未処理タスクの一覧を作成することはできるけれども、そのタスクについてはそれぞれ元のタスクをチェックしないといけなくなります

ここまで便利な道具なのに、とても残念ですね。

 

ただ、概要ページの作成で生成されたページには、元のシートへのリンクが設定されているため、元のシートを表示することは簡単にできます。

note_seal_search_zannenn4

まとめ

ここまでOneNoteの便利なノートシールの検索機能とその便利な使い方をご紹介しました。ちょっと残念な部分もありますが、十分チラシの裏側的メモとなると思います。ご参考になればと思います。